5 шагов, чтобы провести ретро продуктивно и экологично

Ретроспектива — это законное время для команды, которое помогает проанализировать работу, процессы и взаимодействие. Ретро в первую очередь про людей. На этой встрече мы с командой можем посмотреть на себя со стороны и получить знания и инсайты от каждого коллеги, чтобы в будущем применить их для улучшения своего подхода к работе.

Проводить ретро нужно, чтобы подвести итоги запущенного проекта или прошедшего спринта, проанализировать отношения между участниками команды, найти болевые точки в рабочем процессе или придумать решение проблемы в команде.

Одна из самых важных частей встречи, которая задаёт вектор общения. Мы переключаемся с привычного ритма работы и создаём безопасную и открытую среду, где каждый может чувствовать себя свободно в выражении мыслей. Заодно погружаем участников в контекст того, как проходят ретро.

Сформулируйте вместе с командой правила встречи в самом начале: например, что от каждого вы ждёте полное включение и сбалансированную обратную связь. Напомните, что цель — не критиковать идею или коллегу, а помочь ему выделить зоны роста и сделать результат ещё лучше.

Мы с командой для открытия ретро по прошедшему спринту используем простую механику: каждый из участников добавляет мем или картинку, которая ассоциируется со спринтом, а затем каждый по очереди делится, почему именно эта картинка отражает прошедший период работы. Тех сотрудников, кто предпочитает более формальный стиль фидбэка, можно попросить зафиксировать на стикере в Miro доске, что получилось круто сделать за время работы над проектом, и поделиться результатами друг с другом.

Если вы планируете исследовать проблему в команде или понимаете, что возможно затронете критичный вопрос, помогите выгрузить участникам свои боли сразу.

Например, через открытие «Вонючие рыбки» — можно использовать для этого готовый шаблон в Miro. Попросите участников поделиться опасениями, тревогами, проблемами и зафиксировать их в шаблоне. Обсудите, что беспокоит каждого — это поможет в дальнейшем снять барьер и облегчить обсуждение боли команды.

На этом этапе мы собираем боли команды и подсвечиваем вопросы, которые сотрудникам важно обсудить на ретро.

Для сбора данных можно использовать фрейм, где каждый из участников заполняет поля «Продолжить/Изменить/Идеи/ Благодарности» по вашему спринту или проекту. Выделите достаточное количество времени, чтобы все успели сформулировать и зафиксировать свои мысли. Обсудите каждый из блоков, попросите коллег подробнее раскрыть написанное на стикерах и сгруппируйте похожие мысли вместе.

После обсуждения попросите участников проголосовать за самые актуальные для них стикеры и вынесите их на следующий фрейм.

Вместе с командой подумайте, что поможет вам решить вопросы или внедрить идеи, которые вы вынесли из предыдущего этапа. Поставьте таймер и дополните фрейм стикерами с решениями. Обсудите каждый из выбранных стикеров предыдущего этапа. Обозначьте правила этапа генерации идей: вы не критикуете, а дополняете мысли друг друга в команде.

Чаще всего у участников на этом этапе уже будет достаточное количество идей и решений. Если группе сложно обсуждать и генерировать идеи в свободном формате, задавайте коллегам вопросы, например:

Также на этом этапе вы можете использовать любую из техник мозгового штурма. Про них классно написано в журнале SE.

Обсудите получившиеся идеи, сгруппируйте похожие и переходите к следующему этапу.

На основе идей, которые вы придумали, зафиксируйте порядок действий и определите зоны ответственности — кто из команды будет реализовывать эти действия.

Укажите конкретные шаги из этапа генерации идей, уточните их и приземлите на реалии команды: какое конкретное изменение мы хотим реализовать? Какой первый шаг мы можем сделать, чтобы решить проблему в ближайшие две недели? Разбейте идею на четкие шаги, сравните её с теми решениями, которые уже работают в команде. Обозначьте ответственных и дедлайн.

План действий поможет всем членам команды увидеть чёткие первые шаги для реализации того, что вы обсудили на ретро. На следующем ретро не забудьте пробежаться по плану действий и обсудить с командой, что получилось сделать, а что не брали в работу — так вы лучше увидите прогресс.

Соберите фидбэк у команды, чтобы понять, насколько продуктивной получилась встреча и удалось ли вам обсудить важные вопросы. Это поможет вам оценить пользу прошедшего ретро и эффективнее спроектировать следующее.

Что важно помнить при подготовке к новой встрече: