В фильмах работа с агентствами (как и внутри них) выглядит мечтой: клиент отдает задачу, а через недельку-другую ему показывают сумасшедшую презентацию, продажи взлетают до небес, все счастливы, пьют шампанское на яхтах, кидаются карликами в огромные мишени, занавес. В реальности же менеджеры почему-то не похожи на голливудских звезд, в молчаливом взгляде желания не угадывают, воду на продажи одной презентацией не заряжают.
К любому зверю можно найти подход. Собрали несколько универсальных советов, чтобы работа была приятной и продуктивной, а имя менеджера не вызывало нервного тика.
01
Обсудите зоны ответственности и специфические требования
Часто конфликты возникают из-за того, что в самом начале стороны не обсудили, кто есть кто, чем занимается, какие задачи стоят, чего стороны ждут друг от друга. Например, для заказчика будет сюрпризом, если агентство не предоставляет исходники. А менеджеру может доставить неприятности отсутствие вводных или возможности пообщаться с экспертом.
Основные проблемы закрывает договор, но такие вещи, как вид отчета, время и форма связи, специфические задачи и пожелания, лучше обсудить и прописать на старте. Если с предыдущими агентствами уже были конфликтные моменты, о них тоже стоит рассказать.
02
Выберите стиль работы с агентством
Одни предпочитают лишь давать направление и полностью полагаться на креатив, а другие — контролировать каждый шаг. Какой стиль вам ближе, лучше обсудить до начала работ, чтобы агентство успело под вас подстроиться. Если работу контролирует еще и международный головной офис, то важно сразу обсудить его критерии, ограничения, нормы, правила и сроки.
Помните, что вы лицо бренда, которое представляете. И от вас зависит, как агентство будет относиться к компании. Поэтому будьте адекватны и не забывайте, что общаетесь с такими же людьми.
03
Не стройте догадки: будьте на связи
Большинство проблем в коммуникации между заказчиком и исполнителем возникает, когда кто-то что-то не так понимает. Письма и сообщения не передают эмоций, кого-то бесят СМС с точками в конце, а кого-то — наличие или отсутствие смайликов. Лучший способ всего этого избежать — регулярно встречаться или созваниваться, четко обозначить периодичность отчетов и когда ждать результатов.
Встречи отнимают время обеих сторон, поэтому готовьтесь к ним по максимуму: заранее пропишите все вопросы, которые хотите обсудить. Будьте откровенны с агентством и сразу говорите, если что-то не нравится или смущает. Даже если речь идет о менеджере, который с вами работает. Это поможет не накапливать проблемы и свести неоправданные ожидания к минимуму.
04
Участвуйте во внутренних встречах
Возможно, первое время будет казаться, что рядом с вами призывают демонов: гайдлайн, брендбук, креатив, апрув и так далее и тому подобное. Но если вас пригласили на мозговой штурм, не отказывайтесь. С одной стороны, вы поймете, что вообще происходит в головах безумных диджиталов, а с другой — сыграете роль консультанта и дадите полезные советы.
Никто лучше вас не знает продукт и его аудиторию, и это поможет повернуть работу в нужную сторону. Тогда получится избежать ситуации, когда кто-то неправильно передал информацию, а другой — не понял. Сэкономите время и обойдетесь без лишних правок.
05
Фиксируйте все договоренности
Созвонились и встретились? Отлично! Осталось все подтвердить и записать. Договоритесь, в каком формате вы будете всё фиксировать. Лучший вариант — посылать и получать всю оговоренную информацию по почте, ведь именно такой способ согласования чаще всего прописан в договоре.
Для удобства обсудите, как будете оформлять темы письма и названия файлов, где вы будете общаться и хранить все документы. Отвечайте в конкретных ветках по определенной теме, не мешайте все письма в одну кучу — используйте реплаи.
06
Работайте как одна команда
Агентство — это люди, а не колодец исполнения желаний. У них есть опыт и насмотренность. Поэтому научитесь прислушиваться к их мнению и аргументировать свою позицию. Конструктивная критика — это очень хорошо. Если какая-то идея вам не по нраву, расскажите, что бы вы улучшили или в какую сторону направить поток мыслей. Представьте, если бы вам сказали: «Все плохо, переделывайте», — как бы вы поступили? Обе стороны заинтересованы в эффективном и качественном решении задач.
Вы наняли агентство из-за его опыта и навыков. Поэтому, если какая-то идея вам кажется не очень, выслушайте аргументацию, вдруг вы чего-то не учли.
07
Говорите на одном языке
Если у вас возникла новая идея, не спешите вываливать ее менеджеру агентства по телефону с фразой «Галя, у нас родилась отличная идея, берите ручку и записывайте». Соберитесь и сначала запишите свою идею сами, чтобы для других людей она звучала четко, понятно и логично. Если нужно, добавьте картинки, видео и любые другие примеры, которые помогут вас понять. И постарайтесь избегать специфической терминологии и внутреннего сленга: шансы, что вас поймут, стремятся к нулю.
Это нормально, если заказчик не знает всех рекламных терминов и нюансов. Поэтому, чтобы вам было проще понимать причинно-следственную связь предложений агентства, можно договориться об ознакомительной лекции для вашей маркетинговой команды и списке терминов с человеческими расшифровками.
У агентств тоже есть правила, которые выработались с опытом и помогают снять ряд вопросов. Они помогают жить и эффективно решать задачи. Вот методичка, которую мы присылаем вместе с договором.
1
Ключевые решения. Главный враг продуктивной работы — испорченный телефон. Чтобы избежать недопониманий, мы предлагаем на старте определить, кто будет принимать основные решения со стороны клиента. Он может передавать пожелания команды и вносить правки. С нашей стороны ответственным назначается менеджер проекта.
2
Работа с правками. Весь контент мы готовим заранее, а на правки закладываем от одного до трех рабочих дней. Замечания просим аргументировать: так мы сможем лучше почувствовать бренд и понять, как избежать правок в будущем. Как показывает опыт, за первые три правки можно решить все вопросы. Если в течение трех рабочих дней замечаний не поступило, мы считаем, что работу приняли.
3
Погружение во вводные. Мы за командную работу, поэтому просим вовремя предоставлять всю информацию, от логотипов до гайдлайнов. Если у компании есть специальные обучающие программы, мы подключаемся к ним, чтобы еще больше погрузиться в бренд.
4
Решение вопросов. Все вопросы мы обсуждаем в корпоративной почте. Это очень удобно: диалог доступен для всех и информация не теряется. Если менеджер общается с заказчиком по телефону или в мессенджере, то все основные моменты он записывает и высылает клиенту по имейлу.
5
Форс-мажоры. Мы, как и большинство офисных сотрудников, работаем по будням с 10:00 до 19:00, но понимаем, что иногда возникают внеплановые ситуации. Если вопрос действительно нельзя закрыть в рабочее время, команда старается помочь клиенту максимально быстро. Однако это исключение, а не правило, ведь наши сотрудники тоже любят проводить свободное время с родными, близкими или за городом, и мы не хотим лишать их этого удовольствия.
