Когда мы пытаемся удержать в голове сотню дел, продуктивность падает — потому что ум постоянно отвлекается на мысли о нерешенных проблемах.
Чтобы освободить свою оперативную память, нужно вынести все задачи на бумагу (или в doc).
Но списки тоже могут превратиться в бардак, поэтому им нужна система. Дэвид Аллен предлагает завести четыре категории:
- срочные задачи;
- долгосрочные проекты;
- несрочные дела;
- календарь с задачами, привязанными ко времени.
Поток дел автор называет рутиной, все списки задач — «входящими», и предлагает разбираться с ними по следующей схеме:
Примечание: если плодить списки неудобно, можно загнать все дела в одну excel-таблицу и пометить их разными цветами.
Главных советов в этой системе пять:
Совет 1. Календарь должен быть святыней. Если вы что-то записали в него, то должны закрыть задачу в срок или вообще отказаться от ее выполнения. Изменения можно вносить только если деловую встречу перенесли, все остальное — от лукавого.
Совет 2. Выполняйте двухминутные дела сразу же, чтобы лавина мелких проблем не унесла вас в бухту прокрастинаторов. Бонус: бодро сделав кучу небольших дел вы будете чувствовать подъем мотивации и сил.
Совет 3. Дополнительно можно завести список с делегированными задачами, чтобы не забыть, кому что поручил (или использовать корпоративные системы вроде Bitrix).
Совет 4. Также хорошо бы иметь папку со справочными материалами, которые могут пригодиться в работе: списки, контакты, статьи, видео, книги. Так у вас будет своя личная база знаний.
Совет 5. Заведите список «Когда-нибудь» для своих творческих и личных желаний: от заплыва с дельфинами до курсов хиромантии. Когда выдастся свободная минута, вы не растеряетесь и займетесь тем, о чем давно мечтали.
Как управляться с проектами
1
Составьте полный список проектов (не пугайтесь, мы уже были на этой ступени, когда категоризировали дела).
2
Поместите все материалы по проекту в одну систему: например, очень удобные доски есть у Trello.
3
Введите список «следующие действия» и категоризируете его, как вам удобно. Например, можно разбить задачи по трем группам:
- те, что зависят от времени: например, «позвонить клиенту в 10:00». Их сразу стоит добавить в священный календарь;
- те, что зависят от определенных обстоятельств (буду у компьютера — сделаю);
- те, что связаны с ресурсами (будут силы — решу).
Каждый день начинайте с проверки списков в таком порядке:
- Задачи в календаре: сделайте упор на дела, привязанные ко времени;
- Задачи, которые нужно выполнить в определенных обстоятельствах — чтобы не упустить возможности.
Как жить по спискам
Все эти списки и папки в итоге сложатся в одну большую систему, которую нужно регулярно проверять на актуальность.
Проводите генеральную ревизию дел раз в неделю — чтобы оценить ситуацию целиком и избавиться от балласта решенных/ненужных задач.
А вот списки на каждый день автор не рекомендует, потому что в них часто залетают несрочные задачи, которые потом переносятся до бесконечности и висят мертвым грузом.
И самое главное — чтобы действовать эффективно, каждую задачу стоит проверить тремя вопросами:
- Что это значит для меня?
- Каких результатов я хочу достичь в данной сфере?
- Какой следующий шаг на пути к их достижению?
Такой подход поможет не просто делать дела, но и понимать, зачем они все нужны.
