• Выбрано 0
13 April 2020
Просмотры 1784
~ мин

Как перевести офис на удаленку

Как перевести офис на удаленку
#Управление

Экстраверты плачут, интроверты ликуют — сейчас на удалёнку не перешли только дворники и курьеры. Но пандемия пандемией, а проекты по расписанию. Рассказываем, как перевести сотрудников в онлайн, не теряя в их эффективности.


Шаг первый: установите правила

Хоум-офис — это не каникулы, поэтому чётко пропишите принципы работы: в каких программах работать, когда созваниваться, как часто проверять мессенджеры.

Правила могут выглядеть так:

Команда, привет!
1. На удалёнке работаем в том же режиме: с 10 до 19 с часовым перерывом на обед.
2. Все файлы создаём и храним на Google Drive.
3. Не забываем обновлять статусы по задачам в «Битриксе» и отписываться об апдейтах.
4. Созвоны проводим в Zoom, резюме фиксируем письменно в чате.
5. По пятницам в 18:00 собираем общую онлайн-летучку.

Шаг второй: создайте онлайн-офис

Вам нужно пространство в онлайне, где будут храниться задачи и файлы, а вы сможете общаться так же легко, как в офисе.
1
Сервисы удалённого доступа
Так вы сможете доставать файлы с рабочего компьютера, а айтишники — ставить программки на домашний ноут и разруливать техпроблемы. TeamViewer будет удобнее всего.
2
Мессенджеры
Большой команде нужно что-то помощнее чата в Telegram. Например, Slack. Сюда можно добавить всех сотрудников, а потом разбить внутреннее пространство на каналы — по отделам или проектам, чтобы не путаться в чатах. Тут же можно общаться с заказчиками. В бесплатной версии есть ограничение по звонкам и поиск работает только по 10 000 сообщений — в остальном этого тарифа достаточно для команды покрупнее.
3
Сервисы для управления проектами
В них вы ставите задачи, контролите статусы, дедлайны и ответственных. Это может быть простой таск-менеджер, онлайн-доска или целая CRM для работы с клиентами.

  • Самые популярные сервисы — Trello и Jira. Последний подходит для IT-компаний и тех, кто работает по системе Agile или Kanban: в нём удобно настраивать гибкие процессы.
  • У Trello понятный интерфейс, он похож на доску объявлений. Функционала бесплатной версии маловато, так что нужна подписка. Месяц стоит $9,99.
  • Ещё есть новый российский конкурент Trello — Yougile. Тут помимо досок есть чат и диаграммы Ганта — в них удобно визуализировать график работ по проекту.
    4
    Приложения для видеоконференций
    Они работают как онлайн-переговорки для собраний, брейнстормингов и всех задач, которые удобнее решать устно. Да и вообще, от молчаливой переписки случаются депрессивные эпизоды, а тут друллеги машут в камеру. Вот самые приятные сервисы:

    • Zoom — он работает лучше «Скайпа» и не съедает так много оперативной памяти. В бесплатной версии можно собрать до 100 человек на 40 минут, безлимитка стоит $14,99 в месяц. Тут удобный вход по ссылке, есть демонстрация экрана, можно разом отключать все микрофоны, а ещё менять задний фон, если вы слишком на домашнем.
    • Hangouts Meet — через него удобно вести переговоры: достаточно прислать клиенту или партнёру ссылку на конференцию, а подключиться можно просто через браузер. Из-за пандемии Hangouts Meet разблокировал полный функционал до 1 июля 2020 года. Это 250 участников в видеозвонке, стримы для 100 000 зрителей, запись и дроп на Google Drive.
    • Если по работе вы общаетесь в Slack, в приложении тоже есть функция общих видеосозвонов. Платная версия позволяет собираться по 15 человек и одновременно вместе пользоваться экраном. Плюс Slack можно интегрировать с другими сервисами: тем же Zoom или «Скайпом».
      5
      Облачные хранилища
      На удалёнке ничто не может зависать на домашних компьютерах: у всей команды должен быть доступ к файлам в случае асапа. Если у компании нет своего хранилища, подойдут расширенные версии от Google, «Яндекса» или Dropbox:
      5
      Тайм-трекеры
      Они контролят часы, которые сотрудник тратит на задачу. Так и команде проще самоорганизоваться, и боссу понять, сколько времени уходит на конкретного клиента. Эти самые удобные:

      • Clockify — бесплатный трекер с классным функционалом: внутри есть таймер, настраиваемое расписание, можно выставлять почасовые ставки, отслеживать таймлайны сотрудников и ещё кучу всего.
      • Toggl — простейший трекер: жмёте на «Старт», когда взяли задачу, потом ставите на паузу или завершаете. Временную разбивку выводит в графиках, в бесплатной версии можно смотреть только за неделю.
      • Timely — программа автоматически генерирует отчёты по всей работе за компьютером. Её можно подключить к Trello, Asana или Todoist, и она будет сама заполнять таймлайн. Подписка стоит от $39 в месяц.
        6
        Дополнительные инструменты
        • Онлайн-календари, чтобы не забывать про созвоны. Завести общий можно в G Suite или Office 365.
        • Заметки, чтобы шерить резюме встреч или вместе дорабатывать идеи. Удобно в Notion, OneNote или Evernote.
        • Интеллектуальные карты, чтобы вместе строить диаграммы, схемы, customer journey map и пр. Подойдут Miro, MindMeister, MindMup и XMind.
          Автор статьи:
           SETTERS
          SETTERS

          • Telegram
          Понравилась статья?
          0
          0
          Поделиться статьей:

          Читайте также: