Как перевести офис на удаленку

Сервисы удалённого доступа
Так вы сможете доставать файлы с рабочего компьютера, а айтишники — ставить программки на домашний ноут и разруливать техпроблемы. TeamViewer будет удобнее всего.

Мессенджеры
Большой команде нужно что-то помощнее чата в Telegram. Например, Slack. Сюда можно добавить всех сотрудников, а потом разбить внутреннее пространство на каналы — по отделам или проектам, чтобы не путаться в чатах. Тут же можно общаться с заказчиками. В бесплатной версии есть ограничение по звонкам и поиск работает только по 10 000 сообщений — в остальном этого тарифа достаточно для команды покрупнее.

Сервисы для управления проектами
В них вы ставите задачи, контролите статусы, дедлайны и ответственных. Это может быть простой таск-менеджер, онлайн-доска или целая CRM для работы с клиентами.

• Самые популярные сервисы — Trello и Jira. Последний подходит для IT-компаний и тех, кто работает по системе Agile или Kanban: в нём удобно настраивать гибкие процессы.
• У Trello понятный интерфейс, он похож на доску объявлений. Функционала бесплатной версии маловато, так что нужна подписка. Месяц стоит $9,99.
• Ещё есть новый российский конкурент Trello — Yougile. Тут помимо досок есть чат и диаграммы Ганта — в них удобно визуализировать график работ по проекту.

Приложения для видеоконференций
Они работают как онлайн-переговорки для собраний, брейнстормингов и всех задач, которые удобнее решать устно. Да и вообще, от молчаливой переписки случаются депрессивные эпизоды, а тут друллеги машут в камеру. Вот самые приятные сервисы:

• Zoom — он работает лучше «Скайпа» и не съедает так много оперативной памяти. В бесплатной версии можно собрать до 100 человек на 40 минут, безлимитка стоит $14,99 в месяц. Тут удобный вход по ссылке, есть демонстрация экрана, можно разом отключать все микрофоны, а ещё менять задний фон, если вы слишком на домашнем.
• Hangouts Meet — через него удобно вести переговоры: достаточно прислать клиенту или партнёру ссылку на конференцию, а подключиться можно просто через браузер. Из-за пандемии Hangouts Meet разблокировал полный функционал до 1 июля 2020 года. Это 250 участников в видеозвонке, стримы для 100 000 зрителей, запись и дроп на Google Drive.
• Если по работе вы общаетесь в Slack, в приложении тоже есть функция общих видеосозвонов. Платная версия позволяет собираться по 15 человек и одновременно вместе пользоваться экраном. Плюс Slack можно интегрировать с другими сервисами: тем же Zoom или «Скайпом».

Облачные хранилища
На удалёнке ничто не может зависать на домашних компьютерах: у всей команды должен быть доступ к файлам в случае асапа. Если у компании нет своего хранилища, подойдут расширенные версии от Google, «Яндекса» или Dropbox:

Тайм-трекеры
Они контролят часы, которые сотрудник тратит на задачу. Так и команде проще самоорганизоваться, и боссу понять, сколько времени уходит на конкретного клиента. Эти самые удобные:

• Clockify — бесплатный трекер с классным функционалом: внутри есть таймер, настраиваемое расписание, можно выставлять почасовые ставки, отслеживать таймлайны сотрудников и ещё кучу всего.
• Toggl — простейший трекер: жмёте на «Старт», когда взяли задачу, потом ставите на паузу или завершаете. Временную разбивку выводит в графиках, в бесплатной версии можно смотреть только за неделю.
• Timely — программа автоматически генерирует отчёты по всей работе за компьютером. Её можно подключить к Trello, Asana или Todoist, и она будет сама заполнять таймлайн. Подписка стоит от $39 в месяц.