Машины бездушны, но помогают все оптимизировать: трекать задачи, тушить дедлайны, хранить все полезное в одном месте и расшаривать при случае. Мы решили запустить рубрику с обзорами на проги, которые делают работу диджиталов эффективнее, а жизнь — проще.
Стартуем с Notion — он один может заменить кучу инструментов и его круто использовать для работы в команде. Поспрашивали у коллег, как они адаптировали функционал Notion под себя, а теперь делимся его возможностями с вами.
Как использовать Notion в работе
Контент-планы
Часть наших проджектов и контент-менеджеров отказались от контент-планов в презентации. Теперь каждый пост — это отдельная карточка. Это помогает не плодить кучу ссылок на разные гугл-доки и не засорять личку: достаточно отметить коллегу под постом, чтобы он примчался на зов и апрувнул текст.
Там же появляются правки и происходит согласование материалов. Все тексты разбиты на блоки «Бэклог», «В работе», «Согласование», «Согласовано» и «Размещено» — так проще оценивать статусы и планировать.
Референсы
Дизайнеры оставляют в Notion референсы, чтобы не отсылать за мудбордами в пинтерест. А если расшарить доступ, то и коллеги смогут закинуть свои сохраненки.
Стратегии
Стратегию ребята тоже перенесли в Notion. Это удобнее, чем гугл-презентации, в которых зачастую бывает больше ста слайдов: каждый блок в системе кликабельный, а еще все они находятся перед глазами. Все точно знают, куда нужно нажать, чтобы увидеть KPI, а не листают презу до 88 слайда.
Пул задач
А вот пример того, как в Notion можно группировать задачи по разным проектам:
Задачи и их статусы структурируются в бордах. Плюс в том, что они всегда перед глазами и не превращаются в кашу из старых и новых тасков. Минус: переносить задачи в разные блоки нужно вручную, поэтому важно не забывать сдвигать дедлайны и обновлять статусы.
Работа целого отдела
Отдел продаж SETTERS EDUCATION перенес в Notion всю работу.
В блоке «Библиотека» хранятся карточки каждого продукта SE, а креативная корзина — это большой хаб идей, которые ждут своего часа.
В блоке «Библиотека» хранятся карточки каждого продукта SE, а креативная корзина — это большой хаб идей, которые ждут своего часа.
Планирование — это центр всей системы. Чтобы не тратить время, ребята создали шаблон месяца, в котором остается только изменить даты и недельную разбивку.
У каждой задачи написано, какой сотрудник за нее отвечает. В ходе работы ребятам остается только обновлять статусы: сначала отметиться, что они увидели таск и знают о его существовании, потом — о прогрессе выполнения. Все статусы уже занесены в систему, нужно лишь кликнуть по нужному.
Что удобно делать Notion для работы?
- Контент-планы и редакторские делишки: удобно писать, редактировать, оставлять правки, следить за дедлайнами и отдавать тексты на соглас;
- Референсы и гайды для дизайнеров: можно хранить в одном месте и делиться с командой;
- Организация работы (как своей, так и всего отдела): все таски можно структурировать без каши и лишней путаницы.
Как использовать Notion для личных дел
Рассказывает Арина Семчугова
шеф-редактор SETTERS
«Я пользуюсь ноушном для личного планирования примерно полгода — до этого держала все задачи в заметках на айфоне. Было как-то так:
Для тех, кто, как и я, не любит заумные системы ведения дел, это удобно — но когда задач стало в пять раз больше, мне было уже трудно оценивать загруз на неделю. А еще не хватало маневренности, поэтому что я люблю двигать задачи и жесткий план на день меня раздражает.
К этому времени мы в редакции уже начали вести в ноушне контент-планы, бэклог тем и статусы. Ну и раз я проводила в нем так много времени, решила переползти с заметок сюда.
К этому времени мы в редакции уже начали вести в ноушне контент-планы, бэклог тем и статусы. Ну и раз я проводила в нем так много времени, решила переползти с заметок сюда.
Из всех шаблонов я выбрала канбан-доску — тут дела как раз легко двигаются, а внутри задачи можно расписать ее поподробнее: например, накинуть вопросы к интервью. Я пробовала раскидывать таски по классическому принципу «В работе», «Сделать потом», «Сделано», но поняла, что это тоже какая-то искусственная для меня система. Зачем держать перед собой закрытые задачи, если их можно просто удалить? Мб для мотивации, но камон.
Поэтому просто сделала доски по дням недели в формате планера. Теперь это выглядит так:
Нейминг отстой, я знаю
У этой системы настолько простые принципы, что как-то неловко их выделять, но пусть:
- Список задач на личные и рабочие я не делю — иначе психолог, занятия по речи и перелеты стопроц выпали бы.
- Кирпичики с закрытыми тасками я просто удаляю, а все, что не успелось за день, без самобичеваний переношу на следующий.
- На скрине видно, что дни недели я тоже двигаю, чтобы первым был сегодняшний, а не понедельник — так удобнее.
- По утрам я еще стараюсь прописывать тайминги — например, «Написать рассылку до 14», «Подготовиться к интервью до 16», но обычно держусь до среды, а дальше все съезжает в хаос. Но он все равно контролируемый».
Наш Group Head отдела арт-дирекшна Настя Котомкина собрала в Notion буквально все интересные для себя материалы: рецепты, книги, игры, кино и сериалы, чтобы не тратить вечер на поиски фильма под чипсики.
Настя Котомкина
Group Head отдела арт-дирекшна SETTERS
Получилось так:
А арт-директор SETTERS Ангелина Зайцева добавила в Notion все материалы по своей карте развития и разбила их на блоки по ключевым словам: от типографики до финансов.
Ангелина Зайцева
Арт-директор SETTERS
Что еще выделяли ребята?
- Ту-душки: легко выписывать дела и отмечать галочками выполненные пункты;
- Сводки финансов: например, таблицу доходов и расходов;
- График занятости для тех, кто сочетает основную работу и фриланс.
Что удобно делать Notion для личных дел?
- Самые разные списки: от ту-душек до покупок на неделю;
- Доходы и расходы;
- Перечень задач и дел: электронный личный планер;
- Библиотека и хаб материалов: фильмы, сериалы, рецепты и лекции.
Notion — универсальная штука. В приложении больше 20 готовых шаблонов: доски, журналы, чек-листы, галереи — и их можно редактировать, чтобы собрать что-то под себя. А еще можно создавать кастомные штуки полностью с нуля — но это уже для прошаренных.
В программе удобно оставлять комментарии с правками, шерить доступ к доскам для коллег и работать над задачами командой.
Вы можете работать в Notion с планшета, компа или телефона — у приложений и сайта простой и понятный интерфейс.
Вы можете работать в Notion с планшета, компа или телефона — у приложений и сайта простой и понятный интерфейс.
Минусы в том, что некоторые таблицы не такие функциональные, как в том же Google, а еще новичку может быть сложно разобраться из-за огромного количества блоков, функций и шаблонов, которые все же придется настраивать перед началом работы.
Еще в программе есть ограничения: Notion полностью бесплатен для личного пользования, а вот если вам нужно шарить его на команду, придется платить от 4 до 8 долларов в месяц — в зависимости от того, хотите ли вы раздать друллегам права на редактирование или только на просмотр.
Еще в программе есть ограничения: Notion полностью бесплатен для личного пользования, а вот если вам нужно шарить его на команду, придется платить от 4 до 8 долларов в месяц — в зависимости от того, хотите ли вы раздать друллегам права на редактирование или только на просмотр.
Но вы покликайте в любом случае, вдруг зайдет. Вот тут собрали хаб с полезными материалами по Notion:
- Канал русскоязычного сообщества;
- Главные гайды на русском языке;
- Основы Notion для каждого, кто хочет перейти в эту прогу.
Следующую прогу на обзор предлагаем выбрать вместе: кликайте по опросу ниже или пишите в нашего бота, если не нашли нужный инструмент. А мы напилим обзоров по заявкам.
